プロジェクトや作業管理の必須アイテムである工程表。
実はプロジェクト内容や目的によって複数の種類があるのをご存じですか?

ここでは、工程表の種類とその使い分けについて解説します。

この記事を参考に、用途に応じた工程表の使い分けをし、工期内の確実な納品ができる環境を整えましょう!

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工程表とは、工事や開発などのプロジェクトの各工程や納期までのスケジュールをまとめた表です。

作業をするうえで工程表は必ず必要といわれており、総合(全体)工程表や細部工程表・月間工程表・週間工程表などの種類があります。

行程表と混同しがちですが、行程表はいつまでにこの作業をするといったことをまとめた表を指し、ロードマップのような役割で工程表とは使い方が異なります。

工程表を作成することで、各工程の進捗具合などを詳細に把握でき、作業時間や人員の配置がしやすくなるメリットがあります。

どのプロジェクトにおいても工程表は欠かせず、作成する手間より利点のほうが多いでしょう。

工程表を作成すべき4つの理由は以下の通りです。

①タスク管理
②役割分担・タッチポイントの明確化
③進捗の共有・見える化
④業務効率の向上

順番に解説します。

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工程表を作成することで、今すべき作業や優先順位などタスク管理が容易です。

スケジュール管理では予定通り作業が進んでいるか、タスク管理では作業がどれくらい進んでいるかの実績を管理します。

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どの工程にどのくらいの人数が必要なのか、タスクの進み具合により人員の増減を図るなど役割分担がしやすいのも利点です。

プロジェクトでのトラブル発生は珍しくなく、作業がスムーズに進まないことはよくあります。

スケジュールの全体像を把握することで、イレギュラーにも対応可能です。

また工程表を共有することで、どのくらいで完成するか想像しやすく信頼感も高まるでしょう。

どの段階でタッチポイントが発生するか明確にでき、顧客満足度の向上にもつながります。

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どのプロジェクトにおいても納期は細かく設定されており、納期は守らなければなりません。

工程表を全員で共有できていれば、作業するスタッフも進捗を把握でき納期を意識します。

各工程を表にすることで、今すべきことを明確に理解することも可能。

文字で納期はいつまで、と記載するだけではなかなかイメージしづらいものです。
しかし、工程表で作業を管理することでスケジュールやタスクが見える化します。

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工程表をもとに作業を進めることで、期限内に作業を終わらせるように業務を効率化できます。

進捗状況によっては、余分な日数や人員が発生していることに気づくこともでき、適切な判断も下しやすいです。

プロジェクトは納期が短く設定されることが多く、できるだけ工程を短縮したいと考えている管理者も多いでしょう。

各工程にどのくらいの日数や人員がかかるのかが一目でわかることで、工程表通りに進めるため効率的な作業が自然とできます。

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工程表を確認し、次のスケジュール設計にもう少し日数を確保するなど活かせるでしょう。

工程表で作業を管理することは、コスト削減だけでなく業務の効率化にもつながります

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工程表といっても、多くの種類があります。

工程表の種類によってそれぞれ特徴が異なり、プロジェクトの目的や内容・業種など用途に応じて使い分ける必要があるでしょう。

代表的な工程表の種類は以下の通り。

①バーチャート工程表
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③曲線式工程表
④工程管理曲線
⑤ネットワーク工程表

5つの工程表の特徴・メリット・デメリットについて紹介します。

どの工程表を作成したら良いかの、参考にしてみてください。

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バーチャート工程表は建築現場などで多く見かける、もっとも一般的な工程表です。

縦軸に作業項目、横軸に各作業をおこなう日付を記入して棒状で表します。

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横軸が変わるだけと表の作成が簡単で、エクセルのマクロ機能や関数などを用いて作ることも可能です。

工程表は作業の進行により進捗率を書き加えますが、細かい部分まで見ずとも各工程の進行度合いがわかりやすく、確認しやすいメリットがあります。

しかし工数がわかりにくくなるだけでなく、タスク間の関連もわかりにくいのが欠点です。

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バーチャート工程表とガントチャート工程表の特徴を組み合わせたものが、グラフ式工程表。

縦軸に進捗率、横軸に日付を記入し、曲線で進捗状況を表します。

作業の進み具合と作業予定日数を、同時に確認できるのが特徴です。

バーチャート工程表やガントチャート工程表に比べやや複雑で作りにくく、各作業の関連性もわかりにいのがデメリットです。

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工程管理曲線は、進捗状況の全体像を把握するのに向いている工程表です。

縦軸に進捗率、横軸に日付を記入し、出来高累計曲線などとも呼ばれます。

上方・下方に許容限界曲線を補助線として記入することで、予定よりどれだけ遅れているか・進められているかを確認することが可能です。

開始直後は進捗率は上がらず、作業が進むにつれ上昇し、完成間際には緩やかになるためS字曲線を描きます。

プロジェクト全体の進捗を確認できるメリットがある一方、各タスク単位での進捗はわかりにくいデメリットもあります。

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ネットワーク工程表は、円印と矢印を利用して工程期間を表します。

矢印の上には作業名、下には作業日数を記入することで、タスクごとにかかる工数とタスク間の関連性がわかりやすいのが特徴です。

主とするタスクが終わらなければ、次のタスクに移行できないようになっているので、ウォーターフォール型のタスクに用いられます。

プロジェクトを最短で終えるためにはどのタスクから着手すべきか、同時に始められるタスクはないかなど、各タスクの関連がわかりやすく効率的であるのが利点です。

しかし作成には専門的な知識が欠かせないため簡単ではなく、進捗がわかりにくい欠点があります。

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5つの工程表について紹介しました。

それぞれの特徴が一目でわかるよう、表にまとめています。

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バーチャート工程表漠然としているわかりやすい漠然としている
ガントチャート工程表わかりやすいわからないわからない
グラフ式工程表わかりやすいわかるわかりやすい
工程管理曲線わかりにくいわかりにくいわからない
ネットワーク工程表わかりやすいわかりやすいわかる

一般的によく使われているのは、バーチャート工程表とガントチャート工程表です。

エクセルで作成することもでき、プロジェクト管理ツールのガントチャート機能を用いればより簡単に管理ができます。

の特徴を紹介

引用:

が工程表の作成・管理に適している理由は以下の通りです。

・バーチャート工程表・ガントチャート工程表の双方に対応
・各帳票や外部データとの連携もできる

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また、以下にプランの詳細を記載するので参考にしてください。

プラン料金(月額)ユーザー数機能チケット数容量
フリー0円10タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
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スタンダード800円無制限タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
無制限200GB
プレミアム1,200円無制限スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
無制限1TB
エンタープライズ要問合せ無制限すべての機能無制限要問合せ

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では、バーチャート工程表・ガントチャート工程表のどちらにも対応しています。

ガントチャート機能を使ってバーチャート工程表の作成ができ、いつどの作業をすべきかを一目で把握できます。

工期に遅れが出た・短縮できたなど計画に変更が生じた場合にも、シミュレーションモードを用いて全体がどのように変化するかを確認することが可能です。

またカンバン機能のバーンダウンチャートでは、進捗・残量を見える化することで、どのくらい工程が終わっているか・どのくらいで完了するかの確認も容易にできます。

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各帳票や外部データと連携ができるのも、の特徴。

Googleカレンダーなどの外部データとの連携が可能で、タイムマネジメントで設定した予定をカレンダーに反映させられます。

Googleカレンダーの通知機能を使うことで、各作業スタッフが次の日にすべき作業の把握ができるのがポイントです。

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引用:マキタ(Makita) 3D木工ドリル45.0-245 A-63404

プロジェクト進行に欠かせない工程表について、作成すべき理由や工程表の種類・それぞれの特徴などについて紹介しました。

エクセルやGoogleスプレッドシートなどで作ることもできますが、工程表用ではないため不足する機能があることも。

プロジェクト管理ツールでは作業スタッフ全員がスマートフォンからでも閲覧でき、いつでもどこにいても工程や進捗の確認ができます。

では、タスクやスケジュールをカンバンやガントチャートで管理することが可能です。

また作業スタッフの稼働状況やタスクに費やした工数を一目で把握できる、工数リソース管理の機能も搭載されています。
工数を減らすべきタスクや優先順位の変更などが可能になり、業務を効率化できるでしょう。

ではスタンダードプランに申し込むと30日間無料で使えるため、気軽に機能のお試しををすることができます。

この記事を参考に、ぜひ工程表を作成・管理し工期内の納品ができる環境を整えましょう!

「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
公式アンバサダー 前田敦子
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